第一章  总 则

第一条  为加强规范中国作物学会（以下简称“学会”）大型学术交流活动的策划与组织管理，确保活动正常开展，提升学会形象，促进学会业务发展，结合学会实际情况，制定本办法。

第二条  大型学术交流活动是指由学会组织、或与其他单位联合组织，在中国作物学会章程规定的宗旨和业务范围内，为服务特定群体交流和展示学科知识、研究成果、实践经验等，以及传播和普及科学技术，参与人数100人以上的主旨活动，包括会议、培训、展览、展示、竞赛、主题活动等。

第三条  学会举办大型学术交流活动应符合章程规定的宗旨和业务范围，且严格贯彻落实中央“八项规定”精神，厉行节约、勤俭办事，不得铺张浪费。

第四条  学会以“主办单位”“承办单位”“协办单位”“支持单位”“指导单位”等方式开展合作活动的，应切实履相关职责，加强对活动全程监管，不得以挂名方式参与合作。

第五条  本办法适用于学会总会及所属各分支机构。

第二章  管理职责

第六条  大型活动主办单位作为牵头部门，主要职责包括：

（1）负责活动的计划申请、前期调研、预算编制、策划与宣传;

（2）负责活动的组织、实施和总结;

（3）负责对发生的费用及有关执行情况进行汇总、分析及通报，并提出加强大型活动管理和改进工作的意见和措施。

（4）负责活动的后期结算、费用报销、资料归档等工作。

第七条  大型活动协办单位和承办单位根据活动方案，分工配合主办单位完成相关工作任务。

第三章  大型活动分类

第八条  学会主办、承办以及联合举办的大型学术交流活动规模、重要性和涉及范围等分以下四类。

（1）一类活动是由学会组织的全局性或者关乎学会发展的活动，学会主要领导参加，由学会办事机构相关业务部门牵头组织，包括：学术年会、理事会（常务理事会）会议、会员代表大会、党委会会议等。

（2）二类活动是人数在200人以上的活动，由分支机构牵头组织，有关部门配合举办的活动。

（3）三类活动是活动人数超过100人不满200人，由学会办事机构或分支机构相关部门牵头组织的活动。

（4）四类活动是活动人数在100人以下，收取费用或商业运作的学术性、专业性活动。

第四章  财务管理

第九条  大型学术交流活动应遵循以下财务管理原则：

（1）依法依规，严格管理。举办的学术交流活动应当遵守相关法律法规和政策规定，履行报批程序。严格按照批准的年度学术会议计划范围举办活动。取得的各项学术交流活动收入应当遵循自愿有偿和公平公开原则，并按照对外公开的活动通知（通知中应注明收费范围和标准）或合同约定收取，原则上不得随意变更收费标准，并由学会开具《增值税专用（或普通）发票》。

（2）厉行节约，预算管理。大型学术交流活动的业务部门应本着“厉行节约、勤俭办事”的原则，科学、规范、合理地编制预算，严格执行预算和各项费用开支标准，力求会风简朴，务实高效。

（3）开源节流、统筹兼顾。统筹兼顾近期和远期发展，在保证大型学术交流活动质量的前提下为学会全面、协调和可持续发展提供资金保障。大型学术交流活动业务部门应当严控会议成本。

（4）严格执行“收支两条线”规定，不得坐收坐支。大型学术交流活动收支必须全部纳入学会账户统一管理。举办国际、国内学术交流活动由秘书处指定学术活动服务的财务人员，具体负责有关财务管理，协助编制并审核预算，核对各项收入到账情况，依据审批的预算和财务制度审核各项支出，大型学术交流活动结束后与活动经办人及时核对并确认各项收入和费用，并编制决算。

第十条  大型学术交流活动收入范围：

（1）注册费收入：按照活动通知约定的收费范围和收费标准向自愿参会代表收取的注册费或培训费收入，通知中不得出现“应当”或“必须”等要求强制参加的内容。

（2）展览展示收入：按照参会通知规定的收费范围和标准或合同约定向自愿参展企业收取的举办展览、展示、宣传插页等展览展示收入。

（3）国际组织专项资助：国际组织按照约定协议资助的会议专项经费。

（4）活动其他收入：主要包括会议资料收入，以及境内外机构或部门、企业在自愿基础上提供的资金支持。

第十一条  大型学术交流活动支出范围：

（1）食宿费：是指参会人员、工作人员和邀请专家的伙食费，承办国际学术会议的外宾宴请费（其宴请次数和标准执行《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》的有关规定），工作人员和邀请专家的住宿费等。

（2）租赁费：是指会议室和展览场地租赁、设备租赁、参会代表往返酒店和会场的车辆租赁等费用。

（3）差旅交通费：是指工作人员和邀请国内外专家的城际间交通，市内交通，往返机场、火车站和酒店的交通等费用。

（4）会前筹备费：是指大型学术交流活动召开前会场考察的城际及市内交通费、食宿费及会前筹备会、审稿会等会议费;出国举办国际学术会议发生的宣传品、外宾纪念品、外宾礼品等设计制作费、公务出国费、国外参展、宣传等费用。

（5）设计制作费：是指资料印刷制作，展板展台的设计制作、搭建及运输等费用。

（6）会议信息技术服务费：是指网络平台技术及服务、注册及稿件处理系统、网络直播录播等费用。

（7）摄录费：是指视频制作、摄影摄像、照相费，课件、纪念短片摄录及编辑制作费。

（8）公杂费：是指会议用品、邮寄、通讯及手续费等费用。

（9）资助费：是指对学生、基层或偏远贫困地区人员参加会议的资助费，包括减免注册费和会期食宿费、报销往返交通费或资助款项等费用。

（10）劳务及表彰费：是指学术交流活动前期和活动期间支付专家（或会议报告人）讲课费、主持费、审稿费、评审费、筹备劳务费、工作（服务）人员及志愿者的劳务费、获奖者的表彰奖励等费用。劳务费按照《中国作物学会劳务费管理办法》规定标准执行。

（11）承办费：根据承办协议按比例或定额支付承办单位或国际组织的费用。

（12）会议服务费：按协议支付会议服务机构各项服务费用。

（13）缴纳的各种税费。

（14）其他与学术交流活动有关的合规支出。

第十二条  大型学术交流活动食宿费、交通费、场地费、资料费、医药费等实行综合定额控制，确有特殊情况需要提高综合定额标准的，应报学会领导审批。

大型活动费用综合定额标准（单位：元/人天）

注：

1.综合定额标准是大型活动费用开支的上限，各项费用之间可以调剂使用，应在综合定额标准以内结算报销。

2.其他费用包括交通费、场地费、资料费、医药费等。

3.四类活动的综合定额标准不得超过三类活动。

第五章  大型学术交流活动预算和决算管理

第十三条  大型学术交流活动预算由主办部门负责编制，在活动通知发布前报学会秘书处审核、分管领导审批。

第十四条  大型学术交流活动预算内容包括资金来源预算、经费支出预算和应急事项预算等。

第十五条  大型学术交流活动预算一经批准原则上应严格执行，确有特殊原因需调整的，由主办部门提出书面申请，报学会领导批准后，方可调整。

第十六条  大型学术交流活动完成后，主办部门在大型活动结束后的一个月之内，其负责人应当会同指定财务人员及时核对活动收支情况，核对无误后编制学术交流活动决算表，并按照审批程序办理费用报销。

第六章  结余资金管理

第十七条  学会开展大型学术交流活动的结余资金，全部用于学会或分支机构事业发展。与其他单位联合主办的交流活动，结余资金双（多）方协商分配。

第七章  大型学术交流活动采购与合同资金管理

第十八条  学会举办大型学术交流活动涉及到的采购事项，原则上采取竞争性方式确定供应商。

第十九条  学会举办大型学术交流活动涉及到的住宿、餐饮、场地租赁等有市场公开报价的采购事项，采购价格一般不宜超过公开报价。

第二十条  学会举办大型学术交流活动涉及到的合同事项，应在活动开始前协商签订，并明确双方权利义务关系，约定收付款方式、条件、时间和金额。

第八章  附 则

第二十一条  本办法由学会秘书处负责解释并监督执行。

第二十二条  本制度自印发之日起执行。

中国作物学会

2023年7月24日